הרב מכר ״לממש את הטוב שבך״ עכשיו בחנויות הספרים, לרכישה לחצו כאן X

מיתוס הפרודוקטיביות – וכיצד היכרות עם עצמנו מסייעת למיצוי אופטימלי של הזמן


1 בינואר, 2018

בועז מזרחי

כמה עומס. אין לנו שנייה לנשום. אפילו את המאמר הזה צריך לקרוא ברפרוף באיזו דקה דלוחה שחמקה לה מעיניה הפקוחות של הרשות הקוסמית להפצה ולחלוקה אינסופית של משימות. אנחנו מוצפים, צריכים לתמרן בין מוקדי משיכה שונים ולעבוד שעות נוספות כדי להספיק את כל המטלות שלנו. אם נהיה כנים עם עצמנו, גם נקיטת גישה כזו לא מביאה לסיומן את המשימות והמטלות. נדיר לפגוש אדם שסיים את יומו בידיעה שאין לו עוד מה לעשות, עד כדי כך שלא יוכל למלא עוד שעות עבודה גם אם יתאמץ ממש.

זה מעורר את התהייה האם עבודה שעות נוספות בפול-גז היא אסטרטגיה מוצלחת לניהול הזמן ביעילות. יותר מכך, האם היא בכלל ריאלית או שמדובר במיתוס שאנו מטפחים מבלי שנהיה בכלל מסוגלים לעמוד ברף שקבענו. לאורך ההיסטוריה פיתחנו תפיסה שלפיה קיים יחס ישר בין הזמן שאנו משקיעים ובין התוצר של העבודה שלנו, וזה לא משנה כרגע אם מדובר בעבודה, במשפחה, בתחביב או בכל משימה אחרת. המשוואה הנפוצה היא 'אני נוכח, משמע אני יצרן'. ואולם, לאור השחיקה המסיבית שגישה זו היא אחד הגורמים הראשיים לה, מסתמנת כיום מגמה של העדפת איכות על פני כמות.

כמו אצל רבים וטובים, התהיות הללו עלו גם בקרב ג'וש ספקטור, יועץ שיווק דיגיטלי וכותב בלוג בנושאי צמיחה ולמידה. כמי שעוסק בתחום הוא ניסה לפענח את הפער שבין המיתוס על פרודוקטיביות ובין המציאות. במאמר ב-Medium הוא מסביר מדוע כמה מהתפיסות הרווחות לגבי ניהול הזמן הן שגויות וכיצד אנו יכולים לשפר את היעילות על ידי אימוץ אסטרטגיות שונות, גם אם לעיתים הן מנוגדות להבנה האינטואיטיבית שלנו.

טרם נמצא האדם שנגמרה לו העבודה

גולת הכותרת במגמה החדשה היא שאנו לא מוכרחים לעבוד הרבה כדי להגיע לתוצאות. כלומר, הזמן הוא פונקציה משנית לאופן שבו אנו מתנהלים בתוכו. ספקטור מפריך חמישה מיתוסים תחת המטרייה הזו, והראשון הוא ש"העבודה מתרחבת כדי למלא את הזמן שאנו מקדישים לה". לדבריו, אין לנו כמות סופית של משימות, תמיד נמצא עוד עיסוקים למלא את הזמן. אנחנו יכולים באופן מעשי לבלות את שארית חיינו בהשלמת משימות רציפה. הגבול, אם כן, עובר בזמן שאנו מקציבים לכל משימה ולא בכמות המטלות עצמן. אם נחשוב על זה, מדוע בכלל נקבע יום עבודה בן 9 שעות? ומדוע במקומות אחרים ימי העבודה הם בני 8 שעות? בחלקן הסיבות הן שאריות של המהפכה התעשייתית. מנקודת מבט מודרנית זה כבר נראה די שרירותי, אך מכיוון שזה הזמן המקובל, אנחנו ממלאים 9 או 8 שעות ביממה בביצוע משימות. ספקטור מאמין כי עלינו להרפות מהמיתוס ש'נסיים לעבוד'. מה שנגמר הוא הזמן ולא העבודה. "כשאנו מבינים שלעולם לא נסיים הכול, פוחתת האשמה הכרוכה בצמצום העבודה ועולה הנוחות לעצור אותה".

המיתוס השני נוגע ביחס שבין זמן ההשקעה ובין מידת היצרנות. ספקטור טוען כי הגישה של "לעבוד כמה זמן שיידרש כדי לסיים", עלולה להיות הרסנית לפרודוקטיביות. הטעות נעוצה בייחוס סיבת ההצלחה לכמות הזמן המושקעת במקום לניהול סדרי עדיפויות נכונים. לעיתים דווקא כשאנו מסירים את הגבלת הזמן אנו פותחים פתח למריחות. נסו לדמיין, למשל, הכנת עבודה בלימודים שאין לה תאריך הגשה. "אם יש לנו רק חמש שעות לעבוד על משהו, אנו מוכרחים לפצח דרך לייצר את התוצאה הטובה ביותר בזמן הזה", מסביר ספקטור, "זה אולי מנוגד לאינטואיציה, אבל פרודוקטיביות משגשגת תחת אילוצים".

בהמשך ישיר לכך הוא מציג את המיתוס שקובע כי אדם עסוק הוא אדם מצליח. "יצרנו לעצמנו נרטיב מדומה שעומס הוא סימן להצלחה", טוען ספקטור. אבל בניגוד מוחלט לכך, הוא מאמין שהצלחה נובעת דווקא מהיכולת שלנו להשתלט על המשימות. עודף משימות משמעו שאנחנו לא עומדים ביעדים. זה יכול לנבוע מכך שלקחנו על עצמנו יותר מדי עבודה, שיש לנו יותר מדי לקוחות (יש דבר כזה) או שאנחנו מתנהלים בחוסר יעילות. כך או אחרת, בשורה התחתונה יש לנו על הידיים יותר משקל משאנו מסוגלים להרים. מי שאי פעם עשה סחיבות והעברות יודע שמעבר לכאבי הגב, הרמת משא גדול מדי עלולה להסתיר את הדרך. לעומת זאת, משא נוח שמאורגן היטב מאפשר לנו לצעוד בקצב הרצוי ואף לראות לאן - ומה זה אם לא הצלחה?

התפיסה הרווחת רואה בנו 'סוסי עבודה'. לבד מהעובדה שגם אלה מתעייפים, זוהי גישה מיושנת ביחס להתפתחויות שחלו בשוק המודרני.

מכך נובע שעבודה קשה אינה תוצר הכרחי של שעות עבודה מרובות. אמנם יכול להיות לנו קשה בתום יום עבודה ארוך, אבל הקושי נובע מהמשך ולא בהכרח מהמאמץ שהושקע בעבודה. ולכן סקפטור מאמין שיש להחליף את המיתוס שכדי לעבוד קשה צריך לעבוד הרבה בגישה שעבודה קשה אפשר לעשות גם בזמן קצר. "העבודה המודרנית מלאה בהסחות דעת, הפרעות, פגישות וסוגים נוספים של בזבוזי זמן", הוא טוען, ומכאן שאנו יכולים להתקדם ממש מעט בהמון זמן. לעומת זאת, עבודה איכותית מרוכזת יכולה להימשך שלוש שעות ולהשיג תוצאות של יום שלם.

והאחריות על כל זה, מסביר ספקטור, היא שלנו. לדבריו, אנו נוטים לתלות את האחריות בארגון שבו אנו עובדים או במערכת היחסים עם האנשים והלקוחות שעובדים מולנו. אבל בסוף אלו ההחלטות שאנו עושים שיוצרים את הגבולות שלנו. "אנו אחראים על חיינו, אנו בוחרים מה לקבל". לקחתם על עצמכם פרויקט מקביל? שידרתם מסר שאתם מסוגלים לכך; עניתם למייל בתשע בערב? הבהרתם שאלו שעות עבודה לגיטימיות מבחינתכם; דילגתם על ארוחת צהריים כדי לפנות זמן לישיבה? יצרתם רושם שהתזונה שלכם אינה פקטור חשוב. אנו עושים חלק מהוויתורים הללו בצורה מושכלת כדי לקדם מטרות אחרות, כמו למשל קידום מקצועי. אבל בהיעדר כל גבולות אנו עלולים ליצור תדמית של אנשים שקל לתמרן אותם, וזה עלול לפעול דווקא נגדנו.

מבחן השטח: מתי אנחנו באמת הכי יעילים?

אז טיפחנו לעצמנו מיתוס לגבי האופן שבו אמורה להתבצע העבודה באופן אופטימלי, והחלו להתרבות קריאות כמו של ספקטור הטוענות כי הגישה הרווחת אינה יעילה. אמנם יש לו ניסיון מול לקוחות וארגונים רבים, אך זו עדיין דעתו של אדם פרטי, ויש שיטענו כי עבורם הגישה הרווחת עובדת מעולה. ולכן מעניין לבחון מה קורה בפועל, מהם דפוסי העבודה והפרודוקטיביות הממוצעים שלנו בפועל, בעולם האמיתי. חברת Redbooth שמספקת לארגונים פלטפורמת עבודה ותקשורת מקוונת עשתה עבורנו בדיוק את זה.

החברה קיימת משנת 2008 ומאז יש לה גישה לנתונים על הפרויקטים שמאות אלפי לקוחותיה משלימים (כל הפרטים חסויים מלבד כמות המשימות והזמן שבו הושלמו). צוות החברה ערך מחקר פנימי כדי להבין מתי העבודה נמצאת בשיאה, מתי בשפל ובכלל כיצד נראה יום, שבוע ואפילו שנת עבודה מבחינת הספק. במתכוון או שלא, הם העמידו למבחן המציאות את השאלה האם אנו עומדים ברף הפרודוקטיביות המחמיר שהצבנו לעצמנו.

התוצאות משקפות בחלקן דפוס ייחודי לארה"ב ואירופה, מכיוון שימי החופש השבועיים וחופשות החגים שונים משלנו. אבל אפשר לעשות בקלות תרגום ללוח הזמנים המקומי. מלבד זאת, מבנה היום זהה, וזהו דווקא המקום שבו היכולת שלנו להשפיע ולשנות היא כנראה הגבוהה ביותר.

ולנתונים.

הבדיקה התבצעה לגבי יום, שבוע, חודש ועונה. הממצאים מראים כי שעת שיא היצרנות ביום עבודה היא 11:00. בבוקר המוקדם חלה עלייה תלולה עד לשיא, ומהשעה 11:00 חלה צניחה משמעותית. החוקרים מייחסים את נקודת המפנה לארוחת הצהריים. לקראת סוף יום העבודה אנחנו כבר כמעט חסרי יעילות לחלוטין ומפיקים אחוזים בודדים של תועלת מהזמן. דפוס דומה קיים גם ביחס לימות השבוע. בראשיתו אנחנו נמצאים בשיא היעילות עם פרודוקטיביות של 20.4 אחוזים. הנתון הזה יורד בהדרגה לקראת סוף השבוע, שביום האחרון שלו אנחנו מסוגלים להשלים רק כ-80 מאחוז מהתוצרת של תחילתו. אנחנו בכוונה לא מדברים על ימים ספציפיים כיוון שהשבוע האמריקאי מתחיל בשני ונגמר בשישי, אך אפשר להניח במידה גבוהה של ודאות שאצלנו הנתונים יהיו דומים באופן יחסי לראשון-שישי. 

כשעושים זום אאוט רחוק יותר, מתגלה דפוס היצרנות על פי חודשים. כאן הבכורה היא דווקא של אחרית השנה, כאשר חודש אוקטובר הוא היצרני ביותר לעומת ינואר 'העצל' ביותר. בהתאם למגמה זו אפשר לראות את שיא היצרנות בעונת הסתיו, ואילו בחורף חלה צניחה. על פי המחקר ייתכן מאוד כי זה נובע משני גורמים עיקריים. ראשית, אוקטובר הוא חודש המקדים את תקופת החגים בעולם הנוצרי, הנפתחת בליל כל הקודשים וממשיכה עד חג המולד וראש השנה האזרחית, ולכן בתקופה זו מושקע מאמץ רב. הגורם השני הוא הצורך להספיק לעמוד ביעדי השנה לפני תומה שמאפיין את חודשי הסתיו, ואילו בחורף, החל מינואר, הלחץ הזה לא קיים.

ככה אנחנו נראים אחרי ארוחת הצהריים. האם אפשר לצפות ליעילות של שעות הבוקר?

איזו קומבינציה עובדת עבורכם?

זה מוביל אותנו באופן די ישיר לחפיפה גדולה בין דבריו של ספקטור ובין הנתונים בשטח. אפשר לראות כי כאשר יש לנו דד-ליין של סוף שנה, היצרנות עולה. אפשר לראות שאנחנו לא מסוגלים לתפקד בשיא לאורך זמן וכי אין קורלציה בין שעות עבודה לבין תוצרת. אפשר לראות כי ניתן להספיק הרבה גם בפרק זמן מצומצם. בקיצור, נראה כי התפיסה הרווחת לגבי יחסי יצרנות-זמן היא אכן מיתוס. זה שאנו עסוקים לא אומר שאנחנו יעילים. השאלה היא מה ניתן לעשות במסגרת הנתונה כדי להפיק את המיטב מהזמן ולהביא את היכולות לכדי מיצוי.

כאמור, מבנה היום הוא המקום שבו יש לנו את מידת ההשפעה הגדולה ביותר. שינוי באופן שבו אנו מווסתים את ריכוזי הכוחות כך שיחפוף ליכולות העבודה המציאותיות שלנו יכול לעשות את ההבדל. לאנשים שונים יש עבודות שונות ויכולות ריכוז שונה, ולכן כל אדם צריך להכיר היטב את עצמו, את סגנונו ואת דפוסי היצרנות שלו, ולבנות את סדר היום בהתאם. קלס מק'פיליפס מציעה במגזין Well+Good שלושה פורמטים של פיזור אנרגיה שניתן ליישם בחלקים שונים של היום. היא מתבססת על דבריה של מומחית ניהול הזמן ג'ולי מורגנשטרן, שאף חיברה רב מכר בנושא.

על פי מורגנשטרן, "מנהלי הזמן הטובים ביותר מאוד מודעים לעצמם. הם מבינים כמה זמן לוקח להם לעשות דברים ומה כמות הזמן הנכונה עבורם". ולכן מק'פיליפס מדגישה כי הרעיון הוא לנסות כל אחד מהפורמטים הללו ולבחון איזו קומבינציה שלהם עובדת עבורנו. כל פורמט הוא בן שעה אחת ומתייחס לחלוקת הזמן באותה שעה. הראשון הוא ספרינט של 60 דקות עבודה רצופה ובלתי מופרעת. שעה כזו צריכה להיות מוקדשת למשימות בעדיפות גבוהה, כאלה "שהרגשתם צורך לסמן בשלושה קווים תחתונים ביומן", כדברי מק'פיליפס. בהתאם לנתונים שעלו מהמחקר של Redbooth, לרוב השעות האופטימליות לכך הן שעות הבוקר. ספרינט 60 הדקות מאפשר לנו לבצע התקדמות משמעותית בפרויקט או במשימה, להפיק תועלת של ממש מהזמן. ולכן הסחות דעת לא באות בחשבון ובכלל זהמיילים שקשורים לעבודה, וואטסאפ ושות'. זהו פרק זמן קצר שבו המיקוד הוא באיכות העבודה.

הפורמט הבא הוא חלוקה של 40:20. חלק הארי של השעה מוקדש למשימות מהסוג של ספרינט 60 הדקות ואז במשך 20 דקות אנו יכולים "להתקרר במענה למיילים או שיחה קצרה עם עמיתים". פורמט זה מאפשר לנו לבצע כמה סשנים רצופים של עבודה משמעותית, בזכות ההפסקות. הוא מתאים לשעות הצהריים, כאשר חלה ירידה ביכולת הריכוז, אך יכול להתאים גם לשעות הבוקר. אם מאמצים את שעת ה-40:20, מורגנשטרן ממליצה לדבוק באדיקות בלוח הזמנים שלנו ולא להגמיש יותר מדי את הגבולות, בדיוק בהתאם לעצתו של ספקטור. שניהם מבינים כי טשטוש הגבולות יוביל בסופו של דבר לקריסת הסדר שבנינו.

הפורמט השלישי הוא אינטרוולים של 20 דקות. מתחילים במשימות חשובות, ועוצרים אחרי 20 דקות. עוברים ל-20 דקות נוספות של משימות משניות ומתונות בעצימותן ואת 20 הדקות האחרונות מקדישים לדברים פשוטים ולאינטראקציה חברתית. שעה כזו מתאימה לסוף היום, כאשר היצרנות בשפל וכושר הריכוז שלנו כבר לא מאפשר עבודה רציפה. החלוקה הזו עדיין מאפשרת לנו לחלץ מהזמן שלנו קצת תועלת, במקום למרוח אותו לחלוטין.

האסטרטגיות הללו לניהול הזמן עומדות בקנה אחד עם מגמה מציאותית לגבי פרודוקטיביות. היום אנו מבינים שבני האדם לא מגיעים למשרד, מתחילים בכל הכוח ולאט לאט מגבירים. יש לנו חלונות זמן מוצלחים יותר ומוצלחים פחות, והיכרות עם הדפוסים הכלליים שלנו, כמו גם עם היכולות, הסגנון והנטייה האישית, מאפשרת לנו לעבוד חכם יותר. ככל שנשכיל להפנים זאת נוכל לעבוד גם פחות זמן.

כתבות נוספות שעשויות לעניין אותך:

משתלם להכיר: חלונות ההזדמנויות שבהם יותר קל לנו לבצע משימות מאתגרות

מומחים טוענים כי בכל פעם שאנו "מבזבזים זמן", משהו טוב קורה במוח שלנו

פסיכיאטר מהרווארד: המוטיבציה להשגת מטרותינו מתחילה בשלווה

עוד ממהות החיים

13.12.18
ההרצאה השבועית של TED: מדוע מבט בוחן גורם לירידה בביצועינו, ואיך מתמודדים?
12.12.18
טנגו עם הנורמות – מה אפשר ללמוד על עצמנו דרך נקודת המבט של קווין?
11.12.18
הנוירולוגיה של האזנה לציוץ הציפורים: כיצד הטבע שואב אותנו אל הרגע הנוכחי
10.12.18
עושים שלום עם השיער – כיצד לגרום לו לשתף פעולה עם השאיפות שלנו?
06.12.18
ההרצאה השבועית של TED: כדי להבין את עצמנו צריך לשאול איך תיראה המציאות בהיעדרנו
05.12.18
ואן גוך עוזר להכשיר סטודנטים לרפואה, והתרגיל הזה יכול לאמן אותנו בצורה חדשה של חשיבה
03.12.18
הילכו השניים יחדיו? הפרדוקסליות שבניסיון למדוד רוחניות בכלים מדעיים
29.11.18
ההרצאה השבועית של TED: כמה מחשבה אנו משקיעים ב'למה' שלנו?
28.11.18
מדוע אנו כה נמשכים לריכולים – וכיצד הם משפיעים על מבנה החברה שלנו
26.11.18
המקרים המוזרים שבהם המוח נמצא בכמה מצבי הכרה בו זמנית – ומה זה אומר על התודעה
22.11.18
ההרצאה השבועית של TED: לא צריך תירוצים מיוחדים כדי להיות יצירתיים
21.11.18
ירידה לצורך עלייה – ככול שנוח לנו יותר, כך נדרש מאמץ גדול יותר בכדי לחוש נוחות
20.11.18
מחבקים את חכמי השבט – 3 מאתגרי התקופה וכיצד להיערך לקראתם כבר מגיל צעיר?
19.11.18
שני פנים לפרפקציוניזם – היתרונות והחסרונות של חתירה לטוב ביותר
15.11.18
ההרצאה השבועית של TED: שימו קץ להתלבטויות באמצעות מודלים מדעיים פשוטים
14.11.18
מדוע להתנהג כמישהו אחר זה דווקא כן אותנטי, ואיך אפשר להשתמש בכך לשיפור עצמי?
13.11.18
גבולותיה המטושטשים של ההשראה – האם ניתן בכלל לדעת מתי הרעיון באמת שלנו?
12.11.18
אין דבר כזה אנשים משעממים - כיצד לטפח את נקודת המבט הייחודית שלנו?
08.11.18
ההרצאה השבועית של TED: כיצד אנו מודדים עצמנו בתור הורים – ומה זה גורם לנו
07.11.18
מומחים טוענים כי בכל פעם שאנו "מבזבזים זמן", משהו טוב קורה במוח שלנו